Beste Vertragsmanagement-Software zur Optimierung von Beschaffung und Einkauf

Das Vertragslebenszyklusmanagement (CLM) umfasst alle Prozesse für das End-to-End-Management von Aktivitäten im Zusammenhang mit der Erstellung und Änderung, Ausführung und Verwaltung von Verträgen. Der Vertragslebenszyklus ist ein siebenstufiger Prozess:

1. Vertragsanbahnung: Das Verfahren beginnt mit einem Antrag auf einen neuen Vertrag oder der Überprüfung eines bestehenden Vertrages. 
2. Erstellung und Autorisierung von Verträgen: Es handelt sich dabei um den Prozess der Erstellung eines Vertrags auf der Grundlage bereits bestehender und genehmigter Vorlagen und Bestimmungen sowie einer Reihe von Geschäftsvorschriften.
3. Verhandlung und Überprüfung: In dieser Phase wird der Vertrag mit der Gegenpartei geteilt, und der Prozess der Überprüfung und Verhandlung beginnt.
4. Genehmigungen und Ausführung: Ein Vertrag muss von verschiedenen Beteiligten genehmigt werden. Die Ausführung des Vertrags per elektronischer Unterschrift gewährleistet die Einhaltung der Vorschriften und Effizienz.
5. Analytik & Leistung: Es ist wichtig zu verstehen, wie der Vertrag funktioniert. Das Verständnis und die Ausführung der verschiedenen Meilensteine und die Überwachung der Zahlungen sind entscheidend, um den Wert eines Vertrags zu realisieren. Wenn sich die Vorschriften ändern, müssen bestimmte Verträge möglicherweise geändert werden, um dem neuen Umfeld Rechnung zu tragen.
6. Vertragsänderungen: Nach der Vertragsunterzeichnung müssen Anpassungen schnell vorgenommen werden, ohne den Prozess oder die festgelegten Kriterien zu gefährden.
7. Ablauf oder Erneuerung des Vertrags: Verträge sollten nach Ablauf der Vertragslaufzeit verlängert werden. Beide Parteien erhalten die Möglichkeit, die Bedingungen neu auszuhandeln und künftige Chancen bei der Verlängerung zu nutzen.

Das Vertragsmanagement ist ein wichtiger Schritt im Beschaffungswesen, da der Vertrag Ihre Beziehung zu Ihren Lieferanten, Verkäufern oder Dienstleistern definiert. Ein effektives Vertragsmanagement im Beschaffungswesen trägt dazu bei, dass Lieferanten und Einkäufer die vereinbarten vertraglichen Verpflichtungen einhalten und dass über künftige Änderungen verhandelt werden kann, die erforderlich sind. Das Vertragsmanagement im Beschaffungswesen trägt dazu bei, dass Produkte/Dienstleistungen zum ausgehandelten und vereinbarten Preis eingekauft werden, dass sie pünktlich geliefert werden, dass regelmäßig geprüft wird, ob die getätigten Einkäufe den Qualitätsstandards entsprechen, usw. Die Verwaltung von Verträgen im Beschaffungswesen umfasst die folgenden Prozesse:

• Verwaltung der Rechtsdokumentation von Verträgen zur Herstellung professioneller Beziehungen zu Anbietern.
• Verwaltung der besprochenen und ausgehandelten Vertragsbedingungen.
• Überwachung und Ausführung des vertraglich vereinbarten Zeitplans, der zu erbringenden Leistungen und der Zahlungsfristen. 
• Sicherstellung, dass die Bedingungen und Konditionen eingehalten werden.
• Dokumentation und Vereinbarung von Änderungen der von den beteiligten Parteien durchgeführten Aktivitäten.

Das Vertragsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Beschaffungsprozesses eines jeden Unternehmens. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für das Vertragsmanagement, die dazu beitragen können, die Effizienz der Beschaffungsfunktionen zu steigern, die Kosten zu minimieren und die Leistung des Unternehmens zu verbessern:

• Prioritizing supplier management and service-level-agreements:

Software für das Vertragsmanagement im Beschaffungswesen kann für eine durchgängige Transparenz sorgen, indem sie es ermöglicht, Vertragsdaten auf Unternehmensebene zu standardisieren, Vertragsbedingungen zu überwachen und zu verwalten und wichtige Lieferanteninformationen bereitzustellen.

• Abschaffung der manuellen Prozesse, die für Verhandlungen und die Erstellung von Kaufaufträgen erforderlich sind:

Der Vergleich und die manuelle Zusammenstellung von Lieferantenangeboten kann zeitaufwändig sein. Durch die Automatisierung des Verhandlungsprozesses und der Lieferantenidentifizierung können optimale Verfahren zur Erzielung der gewünschten Ergebnisse realisiert werden.

• Verbesserung der Produktivität des Beschaffungsprozesses:

Die Einführung eines zentralen Vertragsspeichers kann Beschaffungsteams dabei helfen, Vertragsdaten bequem zu verwalten. Die Digitalisierung von Verträgen hilft, Betriebskosten zu senken und die Produktivität zu steigern.

• Behalten Sie den Überblick über Fristen und Ausgaben:

Durch die Schaffung von Ausgabentransparenz können die Möglichkeiten für weitere Einsparungen und die betriebliche Effizienz in den Beschaffungs- und Einkaufsabteilungen erhöht werden.

• Pflege der Lieferantenbeziehungen:

Der Aufbau einer positiven Beziehung zu einem Lieferanten kann Unternehmen dabei helfen, in schwierigen Zeiten Lieferungen zu erhalten und Vertragsstreitigkeiten problemlos zu lösen und zu verhandeln.

• Erkennen von KPIs:

Um den Wert Ihres Vertragsmanagementsystems während des Beschaffungsprozesses zu erhöhen, ist es unerlässlich, die drei wichtigsten Kennzahlen - Vertragseffektivität, Vertragsrisiko und Vertragseffizienz - im Auge zu behalten.

• Durchführung von regelmäßigen Audits:

Es ist von entscheidender Bedeutung, Verträge regelmäßig zu prüfen, um die vertragliche Leistung zu überwachen und etwaige Risiken in den Unternehmensvereinbarungen zu erkennen.

Beschaffungssoftware, die in eine Vertragsmanagementlösung integriert ist, kann Ausschreibungsprozesse, Vertragsmanagementprozesse und Vertragsdatensätze zentralisieren und bei der Verfolgung der Ausgaben für Lieferantenverträge für die Beschaffungsbudgets helfen.

Mit einer Vertragsverwaltungssoftware können Sie alle Komponenten eines Vertrags an einem Ort verwalten. Der Einsatz von digitalem Contracting hat mehrere Vorteile:

• Minimieren Sie die Zeit für die Vertragserstellung: Digitale Tools für die Zusammenarbeit, dokumentierte Änderungen und automatisierte Tools für die Verwaltung von Überprüfungen tragen dazu bei, die Überprüfungen und Verhandlungen zu beschleunigen.
• Verbesserung der Vertragstransparenz: Die Benutzer können die gesamte Vertragshistorie einschließlich aller Versionen, Änderungen, Genehmiger, Hierarchien und Aktualisierungen durchsuchen und anzeigen.
• Vereinfachen Sie das Compliance-Management: Mit automatisierten Vertragsmanagement-Tools ist es einfacher, die Einhaltung von Vertragsbedingungen zu überwachen und zu verfolgen.
• Verbessern Sie die Risikominderung: Digitales Contracting hilft bei der Risikominimierung durch die Verfolgung und Überwachung wichtiger Vertragsmeilensteine, Ereignisse usw. und hilft bei der Identifizierung von Verträgen, die aufgrund gesetzlicher Änderungen überarbeitet werden müssen.

Vertragsverwaltungssoftware bietet mehrere Funktionen und Vorteile, die bei der Verfolgung und Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus helfen können, angefangen von der Vertragsanbahnung bis hin zur Verfolgung der Einhaltung der Vorschriften nach der Ausführung. Einige der wesentlichen Funktionen, die in einer Vertragsverwaltungssoftware vorhanden sein müssen, sind:

• Ein zentrales Repository für Vertragsdokumente und wichtige Informationen mit erweiterten Suchfunktionen.
• Fähigkeit, neue Verträge zu erstellen bzw. zu verfassen oder bestehende Verträge zu überarbeiten.
• Es sollte dabei helfen, rechtzeitig Erinnerungen, Warnungen und Benachrichtigungen über kritische vertragliche Meilensteine, bevorstehende Verlängerungen sowie Warnungen über Verstöße gegen die Vorschriften zu versenden.
• Funktion zur Standardisierung von Vertragsarten und Governance-Normen.
• Sollte aus Vertragsvorlagen und vorab genehmigten Klauselbibliotheken bestehen.
• Möglichkeit zur Bereitstellung individueller Sicherheit auf der Grundlage von Rollen oder Funktionen.
• Möglichkeit, Vertragsvereinbarungen elektronisch zu unterzeichnen.
• Bietet benutzerfreundliche Dashboard-Funktionen.
• Funktionalitäten zur Verwaltung von Arbeitsabläufen und Genehmigungen für interne und externe Beteiligte.

Vertragsdatenbank-Software ist ein zentraler Ort für die Speicherung von Verträgen. Nachfolgend sind die wichtigsten Funktionen aufgeführt, die in einer Vertragsspeichersoftware vorhanden sein sollten:

• Eine hierarchische Zugriffskontrolle, die sicherstellt, dass nur die Personen mit den entsprechenden Berechtigungen auf wichtige Vertragsdaten im Repository zugreifen können.
• Integrationsadapter, die Cloud-Vertragsspeicher mit Ihren Unternehmensdaten verbinden.
• Leistungsstarke Suchfunktionen, die es den Nutzern ermöglichen, Begriffe im gesamten Vertragsportfolio zu suchen.
• Fortgeschrittene Analysen, die die gesammelten Vertragsdaten in aussagekräftige Erkenntnisse umwandeln können.
• Dokumentenlesefunktion, die es den Benutzern ermöglicht, jede Art von Dokument zu betrachten, ohne das System zu wechseln.