Beschaffungsdigitalisierung mit MeRLIN

Wie wir alle wissen, ist die Beschaffung der durchgängige Prozess des Erwerbs von Waren und Dienstleistungen Dritter und deren Bereitstellung am richtigen Ort, zur richtigen Zeit und in der richtigen Menge und Qualität.

Die traditionellen Beschaffungsverfahren beruhen auf mühsamen manuellen Prozessen. Ein typisches Szenario ist, dass Einkäufer zahlreiche Lieferantenkataloge manuell durchsuchen, ohne sich über Rabatte oder Lieferantenbewertungen zu Qualitäts- oder Lieferproblemen im Klaren zu sein, und denjenigen auswählen, der den niedrigsten Preis bietet. 

Mit der digitalen Beschaffung hingegen können Beschaffungslösungen diese manuellen, routinemäßigen Beschaffungsaufgaben automatisieren und rationalisieren und den Einkäufern mehr Zeit geben, um mit Hilfe von Daten und Analysen die besten Einkaufsentscheidungen zu treffen und so einen optimalen Wert für das Unternehmen zu schaffen. 

Einige der wichtigsten Vorteile der digitalen Beschaffung im Vergleich zur traditionellen Beschaffung sind:

• Beschleunigte Bearbeitungszeit, was zu kürzeren Beschaffungszyklen führt
• Einfacher Zugang zu mehr Lieferanten
• Zugang zu genaueren und Echtzeit-Informationen
• Verbesserte Transparenz der Ausgaben
• Mehr Transparenz und bessere Einhaltung der Vorschriften
• Höhere Produktivität, weniger Fehler und geringere Nacharbeit

eSourcing oder Source-to-Procure (S2P) &nbspist der Prozess zur Schaffung von Beschaffungskanälen, die von den Beschaffungsteams zur Beschaffung von Waren für das Unternehmen genutzt werden. Er umfasst die Bemühungen, durch die Prüfung von Lieferanten und die Pflege von Lieferantenbeziehungen eine für die Bedürfnisse des Unternehmens ideale Lieferbasis zu schaffen und zu erhalten. Source-to-Procure umfasst daher alle vorgelagerten Aktivitäten, angefangen von der Ausgabenanalyse, dem Category Management, der Identifizierung und Bewertung von Lieferanten, der Verwaltung von RFIs, RFPs und RFQs, dem Lieferantenmanagement bis hin zum Vertragsmanagement. 

eProcurement oder Procure-to-Pay (P2P), auch bekannt als elektronisches Beschaffungswesen, ist der Online-Prozess des Einkaufs von Produkten und Dienstleistungen von Lieferanten. Er umfasst Prozesse wie die Anforderung, die Erstellung von Bestellungen, den Empfang, die Erstellung von Rechnungen und Zahlungen.

Source-to-Pay Funktion ist ein Beschaffungsprozess, der die Identifizierung und Analyse von Lieferanten, die Verhandlung mit Lieferanten, die Vergabe von Verträgen, die Verwaltung von Lieferantenverträgen, die Bestellung von Lieferungen und schließlich die Freigabe von Zahlungen nach Annahme der Lieferung der Produkte umfasst. 

Die Automatisierung des Source-to-Pay-Prozesses bietet mehrere Vorteile, wie z. B. effizientere Beschaffungsprozesse, vereinfachtes Lieferantenmanagement, geringere Ausgaben für unvorhergesehene Ausgaben, Risikominderung usw. Einige der offensichtlichsten Vorteile sind:

• Durch die Automatisierung der manuellen, sich wiederholenden Prozesse im Arbeitsablauf können Sie Geld sparen, indem Sie die Effizienz und Geschwindigkeit erhöhen und Fehler reduzieren.
• Der automatisierte Source-to-Pay-Prozess trägt zur Verbesserung der Audit-Compliance bei und verhindert Vertragsverletzungen oder Richtlinienverstöße.
• Die Automatisierung von S2P trägt zur Entwicklung einer vielfältigen und anpassungsfähigen Lieferantenbasis bei.
• Die Automatisierung des S2P-Prozesses ermöglicht eine schnellere Entscheidungsfindung bei der Lieferantenauswahl.
• Die S2P-Automatisierung kann den Bestellprozess vereinfachen, indem sie für präzise Bestellungen und die erforderlichen Genehmigungen sorgt.

Eine einheitliche Source-to-Pay-Automatisierungslösung ermöglicht einen rationalisierten Prozess über den gesamten S2P-Lebenszyklus.

ERP steht für Enterprise Resource Planning System. Es wird zur Verwaltung von Geschäftsprozessen verwendet, die zur Verbesserung der Abläufe dienen und viele Aspekte des Unternehmens miteinander verbinden. In der Regel besteht das Ziel darin, Abläufe wie Planung, Finanzen, Lieferkettenmanagement, Personalwesen, Bestandsverwaltung und CRM in einem einzigen integrierten System zusammenzufassen. Was jedoch das Beschaffungsmanagement betrifft, so bieten ERPs nur begrenzte Funktionen für den transaktionalen Einkauf und sehr grundlegende Funktionen für vorgelagerte Aktivitäten wie Beschaffung und Vertragsmanagement.

Ein E-Procurement-System is hingegen ist darauf ausgelegt, die Beschaffungsanforderungen von Unternehmen zu erfüllen. Es besteht aus detaillierten Funktionen für die Verwaltung der Beschaffung, der Ausgabenanalyse, des Lieferantenmanagements und der Vertragsverwaltung, die zu einer einzigen umfassenden Lösung integriert sind. Eine E-Procurement-Software ermöglicht den Anwendern die vollständige Kontrolle und Transparenz über Beschaffungsvorgänge und -anforderungen. Sie hilft dabei, Möglichkeiten zur Kostensenkung zu erkennen und einen strategischen Ansatz für das Beschaffungsmanagement zu wählen. Mit anderen Worten: Ein eProcurement-System ergänzt Ihr ERP-System und trägt zur Verbesserung des Einkaufsprozesses bei.

Die digitale Transformation des Beschaffungswesens über die gesamte Lieferkette hinweg ermöglicht die Digitalisierung von End-to-End-Prozessen, von der Erfassung und Überprüfung von Daten zum Beschaffungsbedarf bis hin zur Förderung des Lieferantenbeziehungsmanagements, um eine schnelle und effiziente Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu gewährleisten.

Hier sind die 6 wichtigsten Fortschritte, die die Digitalisierung der Beschaffungsstrategien bestimmen:

• Automatisierung: BPA (Business Process Automation) und RPA (Robotic Process Automation) sind zwei Formen der Automatisierung, die im Beschaffungsprozess eingesetzt werden können. Sie können Unternehmen dabei helfen, manuelle Arbeiten zu eliminieren, indem sie die täglichen Beschaffungsaktivitäten automatisieren, z. B. die Erkennung von Geschäftsanforderungen, die Verfolgung von Ausgaben, die Verwaltung von Lieferanten und deren Informationen, die Erstellung von Bedarfsanforderungen und deren Genehmigung, die Verwaltung der Nachfrage in Echtzeit usw.
• Datenanalyse: Ein datengestützter Ansatz für Beschaffung und Einkauf kann Unternehmen dabei helfen, Erkenntnisse zu gewinnen, um ihre Beschaffungsstrategien gut zu definieren und nachhaltige Einsparungen zu erzielen. Fortgeschrittene Analyselösungen, die prädiktive Analysefunktionen bieten, können auf der Grundlage von Trends und Mustern in aktuellen und früheren Beschaffungsdaten zukünftige Trends vorhersagen. Die prädiktive Analyse ist die nächste Stufe, bei der die auf den Beschaffungsdaten basierenden Vorhersagemodelle die Entscheidungsfindung unterstützen und eine optimale Vorgehensweise empfehlen können. Es gibt zahlreiche Anwendungsbereiche der Analytik im Beschaffungswesen - Ausgaben- und Kostenanalyse, What-If-Analyse, Lieferantenanalyse, Vertragsanalyse, Einsparungsanalyse, Ausgabenprognose usw.
• Cloud: Cloud-basierte Lösungen ermöglichen es Unternehmen, bei den Anschaffungskosten zu sparen und den Datenaustausch in Echtzeit zu verbessern.
• Künstliche Intelligenz: KI ermöglicht es Beschaffungsorganisationen, komplexe Beschaffungsprozesse zu vereinfachen und die Entscheidungsfindung zu verbessern, um den Prozess effizienter und effektiver zu gestalten. KI kann in verschiedenen Bereichen der Beschaffung eingesetzt werden, von der Ausgabenanalyse über das Vertragsmanagement bis hin zum strategischen Einkauf.
• Blockchain: Diese Technologie trägt dazu bei, Beschaffungsprozesse zu beschleunigen und ihnen mehr Sicherheit und Transparenz zu verleihen. Sie kann Einkäufern helfen, die Authentizität und Rückverfolgbarkeit aller Waren während des gesamten Einkaufszyklus sicherzustellen. Blockchain könnte auch die Erstellung von intelligenten Verträgen ermöglichen, die ihre eigenen Bedingungen selbst überprüfen und selbst ausführen können.