Nachhaltigkeitskriterien rücken weltweit immer stärker in den Fokus und werden das Wirtschaftssystem in den kommenden Jahren deutlich verändern. Unternehmen müssen sich rechtlichen Vorgaben und den gestiegenen Ansprüchen von Konsument*innen und Geschäftspartner*innen stellen und verstärken ihr Engagement in den Bereichen Umweltschutz und gesellschaftlicher Verantwortung mehr und mehr.

ESG-Kriterien und nachhaltige Beschaffung schaffen neue Strukturen für eine moderne, nachhaltige Unternehmenspolitik, die zunehmend an Bedeutung gewinnt. Die ESG-Kriterien dienen den Unternehmen als Leitfaden für die Umsetzung von Nachhaltigkeitsstrategien. Zudem lassen sich ethische Auswirkungen der Geschäftstätigkeit messen, um Leistungen und Risiken eines Unternehmens im Bezug auf sein Nachhaltigkeitsmanagement zu bewerten. Kund*innen, Investierende und auch politische Akteure haben allerdings ein immer größeres Interesse daran, dass die Unternehmen auch über den gesetzlichen Rahmen hinaus nachhaltige Geschäftsmodelle etablieren. Viele Unternehmen verankern deshalb bereits heute Strukturen für ein umfassendes Nachhaltigkeitsmanagement als festen Bestandteile der Unternehmenspolitik. Denn Maßnahmen, die zu einer nachhaltigen Beschaffung führen, erfüllen nicht nur soziale und ökologische Kriterien, sondern generieren einen langfristigen Mehrwert für das Unternehmen und sorgen für eine Marktvorteil. 

Um die ESG-Kriterien zu erfüllen, müssen Unternehmen eine auf Nachhaltigkeit ausgelegte Einkaufsstrategie verfolgen und alle drei ESG-Bereiche – Umwelt, Soziales und Governance – abdecken: Was, wie und bei wem sie einkaufen, spielt hierbei eine entscheidende Rolle. Einkaufsleitende stehen vor der Herausforderung zu priorisieren, um die wichtigsten Nachhaltigkeitsthemen für das Unternehmen zu identifizieren. Das ist nicht immer einfach. In diesem Blog beleuchten wir, wie es Ihnen gelingt, eine effektive, nachhaltige Beschaffungsstrategie aufzubauen.

Die Bedeutung nachhaltiger Beschaffung

Nachhaltige Beschaffung, oft auch als Responsible Sourcing bezeichnet, ist ein Ansatz für die Beschaffung von Materialien, bei dem ein Unternehmen neben den typischen Kosten- und Qualitätsfaktoren auch bewusst soziale, ethische und ökologische Faktoren bei der Auswahl der Lieferanten berücksichtigt.

Die Beschaffung spielt innerhalb der Unternehmensstruktur eine entscheidende Rolle bei der Umstellung auf Nachhaltigkeit. In der Beschaffung laufen die Fäden zusammen, die eine Neuausrichtung des Unternehmens unterstützen können. So können beispielsweise soziale und ökologische Standards in das Lieferanten- und Lieferkettenmanagement integriert werden, die einen wichtigen Beitrag auf dem Weg zu einer nachhaltigen und transparenten Unternehmenspolitik leisten können.

Die Einhaltung von sozialen und ökologischen Standards durch potenzielle Lieferanten ist entscheidend für die Begrenzung des Risikos, dem ein Unternehmen durch seine Zulieferer ausgesetzt ist. Viele Länder und Regierungen verpflichten Unternehmen bereits dazu, den Umwelt- und Sozialschutz in ihre Lieferkettenprozesse einzubeziehen. In Deutschland wurde beispielsweise das Gesetz über die Sorgfaltspflicht in der Lieferkette verabschiedet, das ab Januar 2023 in Kraft getreten ist und größere Unternehmen zur Durchführung von Sorgfaltsprüfungen in der Lieferkette verpflichtet.

Wirksame nachhaltige Beschaffungspraktiken können nicht nur dazu beitragen, die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und Risiken zu mindern, sondern auch zu anderen positiven Ergebnissen führen, z. B. zur Umsatzsteigerung durch Markendifferenzierung und zum Aufbau eines Ökosystems, in dem ein Unternehmen zusammen mit anderen Unternehmen einen Schritt weiter geht, um auf gemeinsame Probleme wie Abholzung, Wassernutzung, Treibhausgasemissionen usw. einzuwirken. Einem Mc-Kinsey-Bericht zufolge kann eine strategische Umsetzung von ESG-Kriterien die Unternehmenskosten um bis zu 10 Prozent senken! Der Grund: Fokussierung auf Effizienz und Abfallverringerung. In einer Deloitte-Umfrage wurde zudem deutlich, dass sich Nachhaltigkeitsaktivitäten zudem positiv auf die Markenreputation und die Kundenzufriedenheit auswirkte.

Positive Aspekte einer verantwortungsvollen, nachhaltigen Beschaffung im Überblick:

• Höhere Produkt-/Dienstleistungsqualität
• Verbesserte Einhaltung von Gesetzen/Rechtsvorschriften
• Geringere Lieferketten-Risiken
• Verbesserte Lieferantenbeziehungen
• Kostensenkung
• Gestiegene Markenreputation
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Innovation bei Angeboten und/oder Abläufen

Fakt ist: Eine nachhaltig ausgerichtete Unternehmensführung generiert einen ganzheitlichen Mehrwert! Dazu gehören: Wertschöpfung für das Unternehmen -z.B. durch Markendifferenzierung-, bessere Arbeitsbedingungen und arbeitsrechtliche Standards für Mitarbeitende und Maßnahmen zum Umwelt- und Ressourcenschutz.

Strategischer Ansatz für eine nachhaltige Beschaffung

Die nachhaltige Beschaffung ist in aller Munde. Die Initiativen der meisten Unternehmen sind jedoch noch immer nicht sehr umfassend und beschränken sich meist auf die Einhaltung von Vorschriften und Check-the-Box-Aktivitäten wie einen Verhaltenskodex für Lieferanten. Es gibt zwar einige grundlegende Aktivitäten, die jedes Unternehmen aus Sicht der Compliance einhalten muss. Aber welche ESG-Faktoren in die Unternehmensprozesse eingebunden werden, das entscheiden die Unternehmen selbstverantwortlich.

Wenn sich Unternehmen für eine verantwortungsvolle Beschaffung entscheiden, geht es nicht einfach darum, gewohnte Unternehmensabläufe zu ändern. Vielmehr geht es um eine ganzheitliche Neubewertung des Beschaffungsansatzes, was langfristige Auswirkungen auf das künftige Lieferantenmanagement hat. Unternehmen, die in die nachhaltige Beschaffung investieren, müssen die damit verbundenen Ziel formulieren, Kriterien und den Umfang ihrer Maßnahmen festlegen und auf diese Weise das Lieferantenmanagement reformieren.

So gehen Sie dabei vor:

1. Umfang Ihrer Strategie für eine verantwortungsvolle Beschaffung definieren
2. Erwartungen an die Lieferanten kommunizieren
3. Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele überprüfen
4. Probleme aufdecken, Mängel beheben und neue Fähigkeiten im Bezug auf das Nachhaltigkeitsmanagement erwerben

Schritte zur Implementierung eines nachhaltigen Beschaffungsprozesses

1. Definieren Sie den strategischen Umfang für die nachhaltige Beschaffung

In einem ersten Schritt müssen Beschaffungsorganisationen den Umfang ihrer Strategie für eine verantwortungsbewusste Beschaffung definieren. Nachhaltigkeitsziele müssen formuliert, das Anspruchsniveau festgelegt werden. Die Compliance ist für die meisten Unternehmen das Sprungbrett zu einer verantwortungsbewussten und nachhaltigen Ausrichtung der Firmenpolitik. Doch immer mehr Unternehmen weiten ihr Engagement aus, weil sie erkennen, dass eine durchdachtes Nachhaltigkeitsmanagement die Marken- bzw. Firmenreputation stärkt.

2. Kommunizieren Sie die Erwartungen an die Lieferanten

Sobald der Umfang der Strategie festgelegt ist, besteht der nächste Schritt darin, Ihre Anforderungen und Erwartungen an eine verantwortungsbewusste Beschaffung zu definieren und an potenzielle Lieferanten transparent zu kommunizieren. Sie können einen ethisch ausgerichteten Verhaltenskodex für Lieferanten formulieren, der Anforderungen an Arbeitsbedingungen sowie den Gesundheits- und Sicherheits-, und Umweltschutz enthält. Wie weitreichend die Anforderungen sind, entscheiden Sie! Definieren Sie die Richtlinien verantwortungsvoller Beschaffung, die Lieferanten erfüllen müssen. Unternehmen sollten die Anforderungen an eine nachhaltige Beschaffung in den Ausschreibungsprozess, die Lieferantenauswahl und das Onboarding neuer und potenzieller Lieferanten durch Ausschreibungsunterlagen wie Ausschreibungspakete einbeziehen. Bei etablierten Lieferanten sollten die Bedingungen in Lieferantenverträgen und Bestellungen eine Bestimmung enthalten, die auf die Richtlinie für verantwortungsvolle Beschaffung verweist.

3. Überprüfen Sie die Umsetzung der Nachhaltigkeitsziele

Die Einhaltung von Umwelt- und Sozialstandards zu gewährleisten, ist allerdings nicht immer einfach. Ein gut strukturiertes Risikomangement erleichtert den Weg zu mehr Nachhaltigkeit und grünen Lieferketten. Es geht darum, die Lieferantenleistungen und die richtlinienkonforme Umsetzung im Verlauf der Geschäftsbeziehung zu überprüfen und zu beurteilen. Eine umfassende Risikoanalyse hilft, solche Einschätzungen bereits vor Auftragsvergabe vorzunehmen.

Die Möglichkeiten der Validierung sind hier vielfältig. So können beispielsweise vorab Selbstbewertungen durch die Lieferanten obligatorisch sein oder man ordnet Dokumentennachweise während des Onboarding-Prozesses an. Auch die Datenanalyse externer Quellen kann genutzt werden, um zu prüfen, inwiefern Lieferanten den Nachhaltigkeitsanforderungen gerecht werden. Auf der Grundlage mehrstufiger Risikoauswertungen entstehen Lieferantenbewertungen. Anhand einer Auswahlliste wählen Sie dann gezielt Lieferanten aus, die die Kriterien nachhaltiger Beschaffung erfüllen. Audits vor Ort bei potenziellen Lieferanten können den Bewertungsprozess ergänzen oder abrunden.

4. Unterstützen Sie Lieferanten durch Maßnahmen und Schulungen

Nachhaltige Beschaffung wird wahrscheinlich eine stärkere Zusammenarbeit und Partnerschaft zwischen Unternehmen, Lieferanten und anderen Interessengruppen erfordern. Technologie kann die Einbindung von Lieferanten in Nachhaltigkeitsfragen erleichtern, durch Analysen, Schulungen und andere unterstützende Maßnahmen. Lieferanten, die die Erwartungen nahhaltiger Beschaffung nicht erfüllen, können so angeleitet Korrekturmaßnahmen vornehmen oder ggf. an Schulungen teilnehmen, um ihrer Verantwortung für grüne Lieferketten und transparente Beschaffungsabläufe gerecht zu werden.

Herausforderungen der nachhaltigen Beschaffung

Viele Unternehmen sind zwar an Fortschritten bei der nachhaltigen Beschaffung interessiert, sehen sich aber auch mit Herausforderungen bei der Umsetzung konfrontiert. Ein erfolgreiches Lieferketten-Management muss heute notwendigerweise ESG-konform agieren, denn transparente und nachhaltige Lieferketten werden zukünftig zunehmend als “Aushängeschild” eines Unternehmens wahrgenommen werden, als Nachweis des sozialen und ökologischen Impacts.

Einige der häufigsten Herausforderungen auf dem Weg zu einer nachhaltigen Beschaffung:

• Nachhaltigkeit ist teuer.
• Globalisierte Lieferketten sind komplex. Nachhaltige Beschaffungspraktiken sind deshalb schwer zu überwachen.
• Das Lieferantenmanagement von Unternehmen mit einer großen Lieferbasis stößt an Grenzen, wenn neben der aufwendigen Verwaltung nun auch noch komplexe Bewertungsverfahren durchgeführt werden müssen.
• Die Anforderungen an Unternehmen, auf einem heiß umkämpften Markt wettbewerbsfähig zu bleiben und dabei nachhaltige Beschaffungspraktiken etablieren, sind überfordernd.

Strategischer Ansatz für eine nachhaltige Beschaffung

Klar ist: Um ihre Nachhaltigkeitsziele zu erreichen, müssen Unternehmen in der Lage sein, ihre ESG-Leistungsanforderungen nachvollziehbar und transparent zu messen und darüber zu berichten. Digitale Tools wie ESG-Software, Datenanalyse und Automatisierung können Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung von Richtlinien leichter zu gewährleisten. ESG-Lösungen unterstützen Sie bei der Durchführung von Due-Diligence-Prüfungen und der Umsetzung nachhaltiger Beschaffungspraktiken im gesamten Lieferkettensystem.

Zwar ergab eine Umfrage von Gartner, dass 75% der Unternehmen bereits über ein formalisiertes Nachhaltigkeitsprogramm verfügen. Jedoch fehlt oft ein durchgängiger strategischer Ansatz, der das Nachhaltigkeitsmanagement als festen Bestandteil der verantwortungsbewussten Unternehmenspolitik und der Lieferantenbeziehungen integriert. Hier geht es nicht nur darum, Erwartungen an die Lieferanten zu formulieren, sondern um die Befähigung, die Lieferanten durchgängig hinsichtlich nachhaltiger Anforderungskriterien zu überprüfen und zu bewerten und auch bei Nichteinhaltung ggf. Maßnahmen zu ergreifen.

Glücklicherweise gibt es auf dem Markt eine Vielzahl von Lösungen, die Sie bei Ihren Bemühungen um eine verantwortungsvolle Beschaffung unterstützen. Diese Tools können Unternehmen bei der Erfassung und Bewertung von Lieferantendaten helfen. Lösungen für die Beschaffung und das Lieferantenmanagement können Unternehmen bei der Feinabstimmung und der Integration der nachhaltigen Beschaffung in die Prozesse des Lieferantenlebenszyklus, der Ausschreibung und des Vertragsmanagements helfen.

Es gibt verschiedene Anwendungsansätze, die Unternehmen dabei helfen können, ihre Initiativen zur nachhaltigen Beschaffung voranzutreiben:

Anwendungen zur Lieferanten-Nachhaltigkeit

Der Einsatz von Lösungen für die Nachhaltigkeit von Zulieferern ist noch sehr begrenzt, dürfte sich aber aktuell aufgrund der zunehmenden Investitionen der Unternehmen in ESG-Initiativen beschleunigen. Viele Unternehmen, die ihre Programme zur verantwortungsbewussten Beschaffung ausbauen wollen, setzen zunehmend auf Lösungen, die Kontrollfunktionen aufweisen. So werden Nachhaltigkeitstätigkeiten der Lieferanten überwacht und Risikoanalysen durchgeführt, die die Transparenz in diesem Bereich erhöhen und Verbesserungen erzielen. Diese Lösungen erfassen, überwachen und bewerten die Lieferantenleistungen im Bezug auf ihr Nachhaltigkeitsmanagement, inklusive der Umsetzung von ESG-Richtlinien.

Diese Lösungen bewerten den Zulieferer auf der Grundlage einer Liste von Parametern, die sie zur Bewertung der Zuliefererbasis verwenden. Einige Lösungen konzentrieren sich auf ein breites Spektrum von Fragen zur Compliance, andere sind auf bestimmte Themen wie Arbeitsbedingungen, Treibhausgasemissionen etc. spezialisiert. Einige von ihnen bieten auch Bewertungen auf der Grundlage individueller Beurteilungen zu verschiedenen unternehmensspezifischen ESG-Themen.

Zu den beliebtesten Lösungen gehören EcoVadis, Benchmark ESG, Source Intelligence, und iPoint

Sedex und EcoVadis bieten zudem Lösungen für virtuelle Audits und Lieferantenentwicklung mit der Möglichkeit, Lieferantenfeedback zu geben.

ESG-Risikodatenquelle und Überwachungslösungen

Diese Lösungen überwachen die Leistung und die Risiken von Lieferanten in Echtzeit auf der Grundlage einer breiten Palette von Datenquellen. Anbieter in diesem Bereich konzentrieren sich oft auf breitere Risikoindikatoren für die Lieferkette, abgesehen von ESG, wie Cybersicherheit, Finanzen, geopolitische und andere Themen. Beispiele für Anbieter von Lösungen zur Risikoüberwachung sind Resilinc, Interos und Prewave.

Tools zur Einbindung von Arbeitnehmenden

Diese Anwendungen ermöglichen eine direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden ihrer Zulieferer. So findet bei Problemen und Unklarheiten ein direkter Austausch statt. Dieser Bottom-up-Ansatz dient der Problemerfassung und -lösung direkt vor Ort. Zudem kann Schulungsmaterial bereitgestellt werden, um die Mitarbeitenden über ihre Rechte im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit aufzuklären bzw. zu sensibilisieren. Diese Schulungsmaßnahmen sollen auch die Bereitschaft erhöhen, Vorkommnisse außerhalb des Rechtsrahmens zu melden. Anbieter, die eine solche Lösung anbieten, sind Ulula, &Wider und Quizrr.

Diese Anwendungen ermöglichen eine direkte Kommunikation mit den Mitarbeitenden ihrer Zulieferer. So findet bei Problemen und Unklarheiten ein direkter Austausch statt. Dieser Bottom-up-Ansatz dient der Problemerfassung und -lösung direkt vor Ort. Zudem kann Schulungsmaterial bereitgestellt werden, um die Mitarbeitenden über ihre Rechte im Bereich Arbeitsschutz und Arbeitssicherheit aufzuklären bzw. zu sensibilisieren. Diese Schulungsmaßnahmen sollen auch die Bereitschaft erhöhen, Vorkommnisse außerhalb des Rechtsrahmens zu melden. Anbieter, die eine solche Lösung anbieten, sind Ulula, &Wider und Quizrr.

Lösungen für das Lieferantenbeziehungsmanagement

Einer der wichtigsten Aspekte eines nachhaltigen Beschaffungsprogramms ist die Fähigkeit, Ihren Lieferantenstamm effektiv zu verwalten und Ihre nachhaltige Beschaffungspolitik während des gesamten Lebenszyklus der Lieferanten zu verankern. Lösungen für das Supplier Relationship Management (SRM) bieten eine Plattform zur Automatisierung und Rationalisierung Ihrer Lieferantenmanagementprozesse – vom Onboarding bis zum laufenden Leistungsmanagement und zur Zusammenarbeit. SRM-Lösungen ermöglichen Ihnen die Verwaltung des gesamten Lieferantenlebenszyklus- von Lieferantendaten, Arbeitsabläufen, Hierarchien, Risiken, Leistung und Compliance. Viele SRM-Lösungen bieten auch nützliche Funktionen für eine verantwortungsbewusste Beschaffung. Hierzu zählen beispielsweise Umfragen zur Lieferantenbewertung, regelbasierte Arbeitsabläufe für die Aufnahme von Lieferanten durch die Vorgabe und Überprüfung von Lieferantenzertifizierungen und anderen Dokumenten, eine Plattform für die Zusammenarbeit in Echtzeit, Analysen und Berichte zur Überwachung der Lieferantenleistung usw.

Sourcing-Lösungen

Die Einbeziehung der Anforderungen an eine verantwortungsbewusste Beschaffung in den Beschaffungs- und Lieferantenauswahlprozess stellt sicher, dass das Unternehmen einen ganzheitlichen Überblick über die Risiken einer verantwortungsbewussten Beschaffung hat, bevor es eine Beziehung mit dem Lieferanten eingeht. Daher ist eine Feinabstimmung Ihrer Beschaffungsvorgänge wichtig, indem Sie einen detaillierten Überblick über die Richtlinien für eine verantwortungsvolle Beschaffung in die Ausschreibungsunterlagen aufnehmen und die erforderlichen Informationen von den Lieferanten einholen. So bewerten Sie Lieferanten im Hinblick auf die Umsetzung der Nachhaltigkeitsanforderungen, der Lieferqualität und der anfallenden Kosten.

eSourcing-Lösungen können dazu beitragen, den gesamten Prozess der Lieferantenidentifizierung und -auswahl auf der Grundlage von Beschaffungskriterien zu rationalisieren und den Beschaffungszyklus durch Automatisierung der Arbeitsabläufe und schnellere Entscheidungsfindung erheblich zu verkürzen.

Berichts- und Analysetools

Analyselösungen helfen Unternehmen bei der Berichterstattung und Analyse von Daten aus Bewertungen mit intuitiven Dashboards. Auf diese Weise können Unternehmen auf einfache Weise internen und externen Zielgruppen über die Einhaltung von Sozialstandards, Menschenrechten und Nachhaltigkeitsleistungen innerhalb ihrer Lieferketten berichten.

Schlussfolgerung

Die nachhaltige Beschaffung gewinnt in allen Branchen an Bedeutung. Manche mögen denken, dass Wachstum und Nachhaltigkeit ein Widerspruch sind. Es gibt jedoch eine ganze Reihe zukunftsorientierter Unternehmen, die den Beweis für das Gegenteil antreten und aus ihren Bemühungen bereits echte Vorteile ziehen. Das Beschaffungswesen spielt eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des ökologischen Fußabdrucks von Unternehmen und ermöglicht ihnen, Wachstum durch Nachhaltigkeit zu fördern. Daher sollten sich die Verantwortlichen in der Beschaffung jetzt mit den Instrumenten, Daten und Fähigkeiten ausstatten, die sie benötigen, um den Übergang zu nachhaltigen Geschäftsmodellen zu unterstützen.

Die Zukunft der nachhaltigen Beschaffung kann durch den verstärkten Einsatz von Technologie gestaltet werden. Sie kann einen besseren Einblick in die Lieferketten ermöglichen, die Zusammenarbeit mit den Lieferanten erleichtern und bei der Überwachung der Lieferantenleistung helfen. Der Einsatz von Technologie wird in Zukunft wahrscheinlich zunehmen, da die Unternehmen effektive Wege suchen, um ihre Nachhaltigkeitsleistung zu verbessern und die wachsende Nachfrage nach nachhaltigen Produkten und Dienstleistungen zu befriedigen. In dem Maße, in dem die nachhaltige Beschaffung stärker in die allgemeine Unternehmensstrategie integriert wird und mehr Unternehmen nachhaltige Beschaffungspraktiken anwenden, wird sie wahrscheinlich zu einem wichtigen Motor für nachhaltige Geschäftspraktiken und Wertschöpfung werden.

Mit MeRLIN steht eine strategische Beschaffungslösung mit einem bereits integrierten ESG-Modul zur Verfügung, in der die Umsetzung nachhaltiger Strategien fester Bestandteil des Risikomanagements ist. MeRLIN ermöglicht es Unternehmen, Kosten, Qualität und Leistung der Lieferkette zu optimieren, indem sie Lieferantenvereinbarungen abschließen, die die beste Beschaffungsergebnisse liefern. Die integrierte Plattform von MeRLIN bietet Funktionen zur Verwaltung von Lieferanten, zur Leistungs- und Risikobewertung, zur Schaffung von Governance-Strukturen, zur Einhaltung von Vorschriften sowie einen Whistleblower-Mechanismus zur Aufzeichnung, Nachverfolgung und Weiterleitung von Beschwerden.

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie MeRLINs Lösungen für strategische Beschaffung und Lieferantenmanagement Ihre Initiativen für eine nachhaltige Beschaffung unterstützen können, kontaktieren Sie uns.