Strategische Beschaffungslösungen für Unternehmen

Der Hauptunterschied zwischen Beschaffung und strategischem Sourcing besteht darin, dass beim traditionellen Sourcing oder der Beschaffung in erster Linie die Kosten pro Einheit im Vordergrund stehen, während beim strategischen Sourcing der bestmögliche Wert und die Gesamtbetriebskosten im Hinblick auf die Optimierung des Beschaffungsprozesses durch den Aufbau langfristiger, für beide Seiten vorteilhafter Partnerschaften mit den Lieferanten bewertet werden. Im Wesentlichen werden dabei drei Hauptkomponenten berücksichtigt - das Ausgabensituation des Unternehmens, die Marktbedingungen und die Lieferanten.

Eine E-Procurement-Software ist lediglich eine Plattform zur Automatisierung der Beschaffungsprozesse und verfügt nicht über Funktionen, die sich um die vorgelagerten Aktivitäten im Beschaffungswesen kümmern, wie z. B. strategisches Sourcing, Ausgabenanalyse, Kategorienmanagement, Vertragsmanagement usw. Sie kümmert sich lediglich um die transaktionalen Aspekte der Beschaffung, wie z. B. die Pflege von Produktkatalogen, die Erstellung von Kaufanträgen, die Erstellung von Bestellungen, die Rechnungsstellung an Lieferanten, den Zahlungseingang usw.

Eine eSourcing Lösung hingegen unterstützt das strategische Beschaffungsmanagement, indem sie die Beschaffungsanforderungen standardisiert und eine Plattform für die Sammlung von Informationen über Lieferanten, Produkte, Märkte und Geschäftsanforderungen bereitstellt. Eine strategische Beschaffungslösung besteht aus vier funktionalen Schlüsselkomponenten:

1. eSourcing/Strategic Sourcing - Ein System zur Ermittlung des Beschaffungsbedarfs im gesamten Unternehmen durch die Konsolidierung von Anforderungen aus verschiedenen Systemen wie PLM, MRP, ERP usw. oder Käuferanforderungen, die Entwicklung von RFXs - RFIs, RFQs oder RFPs, die Anforderung von Lieferantenvorschlägen und die Bewertung der eingegangenen Angebote.

2. Ausgabenanalyse - Hilft Unternehmen dabei, Ausgabendaten zu kategorisieren, um eine bessere Ausgabentransparenz zu erhalten und die Daten eingehend zu analysieren. Es hilft Unternehmen, die Ausgaben nach Lieferanten, Kategorien, Teilen usw. zu quantifizieren, um Möglichkeiten zur Kostensenkung und Optimierung der Lieferbasis zu ermitteln.

3. Vertragsmanagement - Ermöglicht Unternehmen die Dokumentation, Nachverfolgung und Verwaltung ihrer Lieferantenverträge.

4. Supply Relationship Management (SRM) - SRM unterstützt Unternehmen bei der Beschaffung und Verwaltung von Lieferanteninformationen, der Überwachung ihrer Leistung und dem Management von Lieferrisiken.

Strategische Beschaffung ist ein systematischer Ansatz für die Beschaffung, bei dem Informationen über den Beschaffungsbedarf eines Unternehmens (Gesamtnachfrage) in Kombination mit Informationen über die Marktplätze der Lieferanten und die Leistung der einzelnen Anbieter gesammelt und ausgewertet werden. Anders als bei der traditionellen Beschaffung liegt das Hauptaugenmerk bei der strategischen Beschaffung auf der Senkung der Gesamtbetriebskosten (TCO), anstatt sich auf den Einkaufspreis pro Artikel zu konzentrieren. Der strategische Beschaffungsprozess umfasst 7 wichtige Schritte zur Entwicklung einer effektiven Beschaffungsstrategie:

Schritt 1: Definition der Kategorie:

Es geht darum, die Ausgabenbereiche im gesamten Unternehmen zu identifizieren und sie zu kategorisieren. Außerdem werden die Voraussetzungen über die Benutzer, ihre Standorte, die derzeit verfügbare Menge und die Lieferkettenlogistik erfasst.

Schritt 2: Sammeln von Informationen über den Beschaffungsmarkt:

Ermittlung der potenziellen globalen und lokalen Lieferanten durch Analyse ihres Umsatzes, Marktanteils usw. sowie eine Risikoanalyse.

Schritt 3- Entwurf der Beschaffungsstrategie:

In dieser Phase wird entschieden, wo der g+C4esamte Einkauf durchgeführt werden soll, wobei die damit verbundenen Risiken und Kosten berücksichtigt werden.

Schritt 4- Festlegung eines Beschaffungsprozesses:

Entscheidung über den zu verwendenden Beschaffungsprozess - RFI, RFP, RFQ oder eAuction

Schritt 5- Auswahl eines Lieferanten und Aushandeln der Bedingungen:

Die Auswahl eines Anbieters umfasst viele Verhandlungsrunden mit den in die engere Wahl kommenden potenziellen Anbietern, bevor die endgültige Entscheidung für einen Anbieter getroffen wird.

Schritt 6 - Implementierung und Integration:

Die erfolgreichen Anbieter sollten benachrichtigt und in den Implementierungsprozess einbezogen werden.

Schritt 7- Analyse der Ergebnisse und Benchmarking:

Die letzte Phase markiert den Beginn eines kontinuierlichen Zyklus, der mit dem Benchmarking des gegenwärtigen Zustands der Ware oder Kategorie beginnt, die Ergebnisse überwacht und sicherstellt, dass der volle Wert realisiert wird.

Eine strategische Beschaffungssoftware hilft bei der Einführung von Best Practices in der Beschaffung und ermöglicht einen höheren Grad an Automatisierung Ihrer Beschaffungsaktivitäten und vereinfacht die Komplexität der strategischen Beschaffung. Zu den wichtigsten Vorteilen einer Software für die strategische Beschaffung gehören

- Verbesserte Transparenz von Beschaffungsprozessen und Ausgabendaten

- Besseres Management des Beschaffungsrisikos

- Kürzere Beschaffungszyklen durch umfassende Automatisierung

- Verbesserte Zusammenarbeit mit Lieferanten und internen Stakeholdern

- Bessere Optimierung der Beschaffungsbasis

- Höheres Maß an Compliance und

- Verbesserte Berichte/Analysen für eine bessere Entscheidungsfindung

Strategische Beschaffung ist entscheidend für die Kostenstruktur und die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Sie trägt auch dazu bei, das Preis-Leistungs-Verhältnis zu verbessern, indem sie die Kosten senkt und die Servicequalität kontinuierlich steigert. Strategische Beschaffung hilft einer Organisation durch:

Effizientes Kostenmanagement und Einsparungen:

Sowohl Einkäufer als auch Lieferanten können von strategischem Sourcing profitieren. Für die Einkäufer ist es von Vorteil, da die Auswahl von Lieferanten, die den höchsten Wert zum richtigen Preis bieten, die Gesamtkosten oder die Kosten der verkauften Waren senkt und es ihnen ermöglicht, ihre Produktpreise wettbewerbsfähig zu halten. Für die Lieferanten erleichtert die Möglichkeit, einen großen Teil ihrer Produkte zu verkaufen, die Planung und das Management der langfristigen Cashflow-Transparenz. Ein strategischer Beschaffungsprozess hilft auch bei der Konsolidierung von Lieferanten, was den Beschaffungsprozess beschleunigen und zu erheblichen Kosteneinsparungen führen kann.

Erhöhung der Lieferstabilität:

Es hilft bei der Entwicklung stabiler Lieferpartnerschaften, um die Stabilität der Lieferkette zu gewährleisten, und stellt sicher, dass der Bedarf des Unternehmens frühzeitig festgelegt wird. Lieferanten und Einkäufer können zusammenarbeiten, um Fehlerquoten zu messen und die Ursachen von Mängeln zu ermitteln.

Stärkere Lieferantenbeziehungen

Eine verstärkte Kommunikation mit den Lieferanten hilft den Unternehmen, gesunde und dauerhafte Beziehungen zu ihren Lieferanten aufzubauen und sie zu strategischen Partnern zu machen. Starke Beziehungen können zu kürzeren Durchlaufzeiten, größerer Zuverlässigkeit und Flexibilität bei der Erfüllung und zur Sicherung der Materialqualität führen.

Risikomanagement:

Enge Lieferantenbeziehungen und eine kontinuierliche Überwachung der Lieferantenleistung können Unternehmen dabei helfen, Risiken zu erkennen und mögliche Probleme rechtzeitig zu lösen.

RFI: "Request for Information" ist ein vorläufiges Dokument, das von Unternehmen verwendet wird, die eine Ware oder Dienstleistung suchen, die neu für sie ist. Der RFI ist also ein Dokument zur Informationsbeschaffung, in dem die Unternehmen offene Fragen stellen können, die es dem Anbieter ermöglichen, seine gesamte Produktportolio zu erläutern. In der Regel werden in der RFI die allgemeinen geschäftlichen Probleme umrissen, mit denen Sie konfrontiert sind, und der Anbieter wird seine Antwort auf diese Herausforderungen abstimmen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine RFI erstellt wird, wenn Sie Informationen suchen oder sich nicht sicher sind, welche Lösung Sie benötigen, und eine RFI-Antwort soll Ihnen zeigen, wie ein Anbieter Ihr Problem lösen kann.

RFQ: Die RFQ oder "Request for Quotation" ist ein ausführlicheres Dokument, das auf die speziellen Anforderungen des Unternehmens eingeht und nach den Preisen der Anbieter für die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen fragt. Eine RFQ wird erstellt, wenn Sie genau wissen, was Sie wollen, und die Kosten für die Erfüllung der Anforderung ermitteln müssen.

RFP: Ein RFP oder "Request for Proposal" ist eine Aufforderung, sich einen umfassenden Überblick über das Unternehmen und den Hintergrund des Lieferanten zu verschaffen und die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen detailliert zu beschreiben. Ein RFP wird in der Regel verschickt, wenn die Anforderung komplizierter ist und Sie neben dem Preis auch andere Faktoren bewerten wollen, um eine Entscheidung zu treffen. Oftmals enthält eine Ausschreibung einen speziellen Fragebogen, der eingereicht werden muss. Ausschreibungen sind wesentlich detaillierter in Bezug auf die Anforderungen des Unternehmens, die Definition der Geschäftsziele des Projekts und die spezifischen Anforderungen, die für die zu erfüllende Anforderung erforderlich sind. Mit einer RFP-Antwort erhalten sie ein klares Bild von den Angeboten und Fähigkeiten der Anbieter.

Eine E-Auktion oder elektronische Auktion ist ein Verfahren, bei dem ein Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen sucht, eine Ausschreibung durchführt und die Anbieter dann online ihre besten Preisangebote abgeben können. Das Verfahren beginnt mit einer kurzen Umfrage, um wichtige Informationen von den Anbietern einzuholen. Sobald der Einkäufer geeignete Anbietern identifiziert hat, kann er einen Tag und eine Uhrzeit für die umgekehrte Auktion auswählen und sie live durchführen. Die Lieferanten können während der eAuktion gegeneinander bieten, bis das niedrigste Angebot vorliegt. eAuktionen ermöglichen es den Unternehmen, die Kosten und den Zeitaufwand für die Angebotsverhandlungen mit den Lieferanten zu reduzieren.

Eine eAuktion sollte dann eingesetzt werden, wenn die Wahrscheinlichkeit des Wettbewerbs in der Branche sehr hoch ist und es viele Lieferanten gibt, die das Produkt oder die Dienstleistung anbieten. eAuktionen eignen sich am besten für Einkäufe in großen Mengen. Sie ist eine ideale Option, wenn die Lieferantenbeziehung nicht strategisch sein muss und die Liefervorlaufzeit sehr kurz ist. Sie wird vor allem bei Verhandlungsverfahren und begrenzten öffentlichen Ausschreibungen sowie von mehreren Einkäufern zur Konsolidierung ihres Bedarfs genutzt.