Rationalisierung der Aufwendungen 

Die Überwachung und Aauswertung der Unternehmensausgaben wird als Ausgabenanalyse bezeichnet. Der Prozess der Ausgabenanalyse gibt tiefere Einblicke in die Ausgabenmuster im Unternehmen und hilft dabei, die Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Lieferantenbeziehungen zu verwalten, indem er die Sichtbarkeit und Transparenz erhöht. Mithilfe von Echtzeitdaten und -analysen können Beschaffungsteams Ausgabenmuster untersuchen und die nötigen Erkenntnisse gewinnen, um unkontrollierte Ausgaben zu reduzieren, Einsparmöglichkeiten zu erkennen und Risiken zu mindern. Die Ausgabenanalyse ermöglicht es dem Beschaffungswesen auch, Lieferanten zu konsolidieren und mehr Geld für die besseren Lieferanten auszugeben, Leistungsvergleiche anzustellen, die Einhaltung von Verträgen zu verbessern, einen besseren Ansatz für das Lieferantenmanagement zu entwickeln und bessere Beschaffungsentscheidungen zu treffen, da man einen klaren Überblick darüber hat, wie viel man ausgibt, wofür man es ausgibt und mit wem man ausgibt.

Käufe, die außerhalb der vereinbarten Verträge getätigt werden, werden als "unangemessene Ausgaben" bezeichnet. Diese Einkäufe wurden möglicherweise nicht absichtlich getätigt, sondern aufgrund echter Fehler oder mangelnden Verständnisses. Solche Einkäufe, die von den etablierten Beschaffungsprozessen innerhalb des Unternehmens abweichen, führen dazu, dass das Unternehmen nicht von seinen Vereinbarungen mit bevorzugten Lieferanten profitieren kann, die eine bessere Produktqualität, höhere Rabatte usw. bieten, und können für die Unternehmen langfristig teuer werden. 

Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Kontrolle von unkontrollierten Ausgaben: 

• Ein Verständnis der Kosten, die mit unkontrollierten Ausgaben in einem Unternehmen verbunden sind, sowie der Bereiche, in denen solche Ausgaben vorherrschen, kann bei der Überwachung der Situation helfen. Eine Lösung zur Ausgabenanalyse mit automatisierten Genehmigungsworkflows und Auditierbarkeit kann die Transparenz erhöhen und Unternehmen dabei helfen, Ausgabendetails zurückzuverfolgen und Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen, um unkontrollierte Ausgaben zu verhindern. 
• Beschaffungsspezialisten sollten die Mitarbeiter über die besten Beschaffungspraktiken aufklären und sie darin schulen, die festgelegten Verfahren zu befolgen. Solche Schulungen werden dazu beitragen, das gesamte Einkaufsverhalten des Unternehmens umzugestalten.
• Führen Sie robuste Beschaffungslösungen ein, die sowohl direkte als auch indirekte Ausgaben über eine einzige Plattform verwalten und sich problemlos in Ihr ERP integrieren lassen.
• Nicht nur die Beschaffungsexperten, sondern auch jeder einzelne Mitarbeiter des Unternehmens sollte sich der Ausgaben für seinen Bereich bewusst sein. Das Wissen um die gemeinsame Verantwortlichkeit hilft bei der Kontrolle unkontrollierter Ausgaben.

 Verschiedene Organisationen können je nach ihren eigenen Anforderungen und Variablen unterschiedliche Methoden zur Ausgabenanalyse verwenden. Der gängigste Ansatz zur Durchführung einer Ausgabenanalyse ist der folgende:

1. Die Beschaffungsteams müssen zunächst die Quelle der Ausgaben ermitteln.
2. Anschließend werden die relevanten Daten erfasst und konsolidiert. Danach erfolgt
3. Beseitigung von Fehlern durch Bereinigung der erfassten Daten. 
4. Gruppierung oder Segmentierung der Lieferanten.
5. Kategorisieren und Analysieren der Ausgabendaten.
6. Untersuchung der Einkaufspreisabweichung (PPV) zwischen Lieferanten und Regionen 
7. Betrachten sie auch die Kosten, wenn Sie die erforderlichen Daten haben. 
8. Analysieren sie die Variablen, die sich auf die Ausgaben auswirken, z. B. Logistik, Zahlungsbedingungen, wo und wann Sie einkaufen, Mengenrabatte usw.
9. Wiederholen sie den oben beschriebenen Prozess, wenn sie eine Ausgabenanalyse durchführen. Im Idealfall sollte dies eine regelmäßige Übung sein, die in Ihre allgemeine Beschaffungsstrategie einfließt.

Die Ausgabenanalyse ist eine der wichtigsten Methoden zur Kostensenkung, die von Beschaffungsteams eingesetzt wird. Sie kann Organisationen dabei helfen, die Bereiche zu ermitteln, in denen das Unternehmen zu viel ausgibt oder in denen Kosten oder Ausgaben reduziert werden können. Mit einer Ausgabenanalyse lassen sich z. B. unregelmäßige Ausgaben, nicht eingehaltene Verträge, nicht den Erwartungen entsprechende Durchlaufzeiten, überhöhte Zahlungen, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften, Kosten aufgrund von Säumnisgebühren oder Vertragsstrafen und vieles mehr aufdecken. 

Beschaffungsteams können eine Vielzahl von Methoden anwenden, um Daten zu analysieren und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu ermitteln. Die Durchführung einer Soll-Kosten-Analyse kann der Beschaffung beispielsweise dabei helfen, detaillierte Kostentreiber zu verstehen, einen klaren Überblick über die zu erwartenden Preispunkte zu erhalten und künftige Lieferantenverhandlungsstrategien sowie umfassendere betriebliche Verbesserungsmöglichkeiten festzulegen. 

Beschaffungsteams können die Daten aus der Ausgabenanalyse nutzen, um Strategien zu formulieren, wie z. B. die Ermittlung kosteneffizienterer Lieferanten, die Konsolidierung von Bestellungen und Lieferanten, die Aushandlung von Mengenrabatten, die Beseitigung von Doppelbestellungen, die Kontrolle von überhöhten Einkäufen durch die Durchsetzung kontrollierter Beschaffungspraktiken usw.

Ausgabenmanagementlösungen bieten viele Standardberichte zur Ausgabenanalyse, die Unternehmen dabei helfen können, Einsparmöglichkeiten zu erkennen und Einblick in ihre Ausgabenmuster zu erhalten. Viele Lösungen ermöglichen auch die Erstellung von benutzerdefinierten Berichten entsprechend den Anforderungen Ihres Unternehmens. 

Einige der am häufigsten verwendeten Berichte in MeRLIN sind Ausgaben nach Käufer, Ausgaben nach Lieferant, Ausgaben nach Kategorie, Ausgaben nach Region, Ausgaben nach Monat, Ausgaben nach Zahlungsbedingungen usw. Diese Berichte geben Aufschluss darüber, wie Ihr Ausgabenmuster aussieht, wie konsolidiert oder fragmentiert Ihre Ausgaben sind, wie Ihre verschiedenen Geschäftsbereiche/Abteilungen ihre Ausgaben tätigen, wie viele Lieferanten Sie in einer Kategorie haben, wo Sie Ihre Ausgaben konsolidieren und Mengenrabatte nutzen können, welche Auswirkungen eine Änderung der Zahlungsbedingungen bei Ihren Lieferanten mit hohen Ausgaben haben könnte usw. Auf diese Weise können Sie Ihre Analyse der Einkaufspreisabweichungen optimieren und Ihre Verhandlungen mit den Lieferanten viel effektiver gestalten, da sie auf harten Fakten und historischen Trends basieren.

Der Ausgabenwürfel enthält verschiedene Dimensionen, die die zu analysierenden Ausgabendaten darstellen. Zu den Dimensionen gehören in der Regel Kategorien/Unterkategorien, Einkäufer, Ausgaben mit Lieferanten usw. 

MeRLIN ermöglicht das Durchsuchen von Würfeln über das Einkäuferportal, so dass die Benutzer auf benutzerfreundliche Weise mit dem von MeRLIN generierten Datenlager interagieren und benutzerdefinierte Daten in tabellarischer Form anzeigen und in Excel herunterladen können. Die generierte Tabelle kann auch als Balken- oder Liniendiagramm angezeigt werden, um die Daten einfach zu analysieren. Sie können die Daten dann auf verschiedene Weise zerlegen, um weitere Erkenntnisse zu gewinnen. So führen Sie eine Ausgabenwürfelanalyse mit MeRLIN durch:

1. Gehen Sie zu Analyse 🡪 Würfel durchsuchen
2. Wählen Sie den Würfel aus, den Sie durchsuchen möchten. 
3. Wählen Sie eine oder mehrere Kennzahlen aus 
4. Wählen Sie eine oder mehrere Dimensionen aus Spalten und/oder Zeilen
5. Klicken Sie auf "Generieren", um die Daten anzuzeigen
6. Klicken Sie auf "Exportieren", um die angezeigten Daten in das Excel-Format zu exportieren.