Der Hauptunterschied zwischen Beschaffung und strategischem Sourcing besteht darin, dass beim traditionellen Sourcing oder der Beschaffung in erster Linie die Kosten pro Einheit im Vordergrund stehen, während beim strategischen Sourcing der bestmögliche Wert und die Gesamtbetriebskosten im Hinblick auf die Optimierung des Beschaffungsprozesses durch den Aufbau langfristiger, für beide Seiten vorteilhafter Partnerschaften mit den Lieferanten bewertet werden. Im Wesentlichen werden dabei drei Hauptkomponenten berücksichtigt - das Ausgabensituation des Unternehmens, die Marktbedingungen und die Lieferanten.
Eine E-Procurement-Software ist lediglich eine Plattform zur Automatisierung der Beschaffungsprozesse und verfügt nicht über Funktionen, die sich um die vorgelagerten Aktivitäten im Beschaffungswesen kümmern, wie z. B. strategisches Sourcing, Ausgabenanalyse, Kategorienmanagement, Vertragsmanagement usw. Sie kümmert sich lediglich um die transaktionalen Aspekte der Beschaffung, wie z. B. die Pflege von Produktkatalogen, die Erstellung von Kaufanträgen, die Erstellung von Bestellungen, die Rechnungsstellung an Lieferanten, den Zahlungseingang usw.
Eine eSourcing Lösung hingegen unterstützt das strategische Beschaffungsmanagement, indem sie die Beschaffungsanforderungen standardisiert und eine Plattform für die Sammlung von Informationen über Lieferanten, Produkte, Märkte und Geschäftsanforderungen bereitstellt. Eine strategische Beschaffungslösung besteht aus vier funktionalen Schlüsselkomponenten:
1. eSourcing/Strategic Sourcing - Ein System zur Ermittlung des Beschaffungsbedarfs im gesamten Unternehmen durch die Konsolidierung von Anforderungen aus verschiedenen Systemen wie PLM, MRP, ERP usw. oder Käuferanforderungen, die Entwicklung von RFXs - RFIs, RFQs oder RFPs, die Anforderung von Lieferantenvorschlägen und die Bewertung der eingegangenen Angebote.
2. Ausgabenanalyse - Hilft Unternehmen dabei, Ausgabendaten zu kategorisieren, um eine bessere Ausgabentransparenz zu erhalten und die Daten eingehend zu analysieren. Es hilft Unternehmen, die Ausgaben nach Lieferanten, Kategorien, Teilen usw. zu quantifizieren, um Möglichkeiten zur Kostensenkung und Optimierung der Lieferbasis zu ermitteln.
3. Vertragsmanagement - Ermöglicht Unternehmen die Dokumentation, Nachverfolgung und Verwaltung ihrer Lieferantenverträge.
4. Supply Relationship Management (SRM) - SRM unterstützt Unternehmen bei der Beschaffung und Verwaltung von Lieferanteninformationen, der Überwachung ihrer Leistung und dem Management von Lieferrisiken.
