Das Vertragsmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Beschaffungsprozesses eines jeden Unternehmens. Im Folgenden finden Sie einige Best Practices für das Vertragsmanagement, die dazu beitragen können, die Effizienz der Beschaffungsfunktionen zu steigern, die Kosten zu minimieren und die Leistung des Unternehmens zu verbessern:
Prioritizing supplier management and service-level-agreements:
Software für das Vertragsmanagement im Beschaffungswesen kann für eine durchgängige Transparenz sorgen, indem sie es ermöglicht, Vertragsdaten auf Unternehmensebene zu standardisieren, Vertragsbedingungen zu überwachen und zu verwalten und wichtige Lieferanteninformationen bereitzustellen.
Abschaffung der manuellen Prozesse, die für Verhandlungen und die Erstellung von Kaufaufträgen erforderlich sind:
Der Vergleich und die manuelle Zusammenstellung von Lieferantenangeboten kann zeitaufwändig sein. Durch die Automatisierung des Verhandlungsprozesses und der Lieferantenidentifizierung können optimale Verfahren zur Erzielung der gewünschten Ergebnisse realisiert werden.
Verbesserung der Produktivität des Beschaffungsprozesses:
Die Einführung eines zentralen Vertragsspeichers kann Beschaffungsteams dabei helfen, Vertragsdaten bequem zu verwalten. Die Digitalisierung von Verträgen hilft, Betriebskosten zu senken und die Produktivität zu steigern.
Behalten Sie den Überblick über Fristen und Ausgaben:
Durch die Schaffung von Ausgabentransparenz können die Möglichkeiten für weitere Einsparungen und die betriebliche Effizienz in den Beschaffungs- und Einkaufsabteilungen erhöht werden.
Pflege der Lieferantenbeziehungen:
Der Aufbau einer positiven Beziehung zu einem Lieferanten kann Unternehmen dabei helfen, in schwierigen Zeiten Lieferungen zu erhalten und Vertragsstreitigkeiten problemlos zu lösen und zu verhandeln.
Erkennen von KPIs:
Um den Wert Ihres Vertragsmanagementsystems während des Beschaffungsprozesses zu erhöhen, ist es unerlässlich, die drei wichtigsten Kennzahlen - Vertragseffektivität, Vertragsrisiko und Vertragseffizienz - im Auge zu behalten.
Durchführung von regelmäßigen Audits:
Es ist von entscheidender Bedeutung, Verträge regelmäßig zu prüfen, um die vertragliche Leistung zu überwachen und etwaige Risiken in den Unternehmensvereinbarungen zu erkennen.
Beschaffungssoftware, die in eine Vertragsmanagementlösung integriert ist, kann Ausschreibungsprozesse, Vertragsmanagementprozesse und Vertragsdatensätze zentralisieren und bei der Verfolgung der Ausgaben für Lieferantenverträge für die Beschaffungsbudgets helfen.
Mit einer Vertragsverwaltungssoftware können Sie alle Komponenten eines Vertrags an einem Ort verwalten. Der Einsatz von digitalem Contracting hat mehrere Vorteile:
- Minimieren Sie die Zeit für die Vertragserstellung: Digitale Tools für die Zusammenarbeit, dokumentierte Änderungen und automatisierte Tools für die Verwaltung von Überprüfungen tragen dazu bei, die Überprüfungen und Verhandlungen zu beschleunigen.
- Verbesserung der Vertragstransparenz: Die Benutzer können die gesamte Vertragshistorie einschließlich aller Versionen, Änderungen, Genehmiger, Hierarchien und Aktualisierungen durchsuchen und anzeigen.
- Vereinfachen Sie das Compliance-Management: Mit automatisierten Vertragsmanagement-Tools ist es einfacher, die Einhaltung von Vertragsbedingungen zu überwachen und zu verfolgen.
- Verbessern Sie die Risikominderung: Digitales Contracting hilft bei der Risikominimierung durch die Verfolgung und Überwachung wichtiger Vertragsmeilensteine, Ereignisse usw. und hilft bei der Identifizierung von Verträgen, die aufgrund gesetzlicher Änderungen überarbeitet werden müssen.
