Vertragsverwaltungssoftware bietet mehrere Funktionen und Vorteile, die bei der Verfolgung und Verwaltung des gesamten Vertragslebenszyklus helfen können, angefangen von der Vertragsanbahnung bis hin zur Verfolgung der Einhaltung der Vorschriften nach der Ausführung. Einige der wesentlichen Funktionen, die in einer Vertragsverwaltungssoftware vorhanden sein müssen, sind:
- Ein zentrales Repository für Vertragsdokumente und wichtige Informationen mit erweiterten Suchfunktionen.
- Fähigkeit, neue Verträge zu erstellen bzw. zu verfassen oder bestehende Verträge zu überarbeiten.
- Es sollte dabei helfen, rechtzeitig Erinnerungen, Warnungen und Benachrichtigungen über kritische vertragliche Meilensteine, bevorstehende Verlängerungen sowie Warnungen über Verstöße gegen die Vorschriften zu versenden.
- Funktion zur Standardisierung von Vertragsarten und Governance-Normen.
- Sollte aus Vertragsvorlagen und vorab genehmigten Klauselbibliotheken bestehen.
- Möglichkeit zur Bereitstellung individueller Sicherheit auf der Grundlage von Rollen oder Funktionen.
- Möglichkeit, Vertragsvereinbarungen elektronisch zu unterzeichnen.
- Bietet benutzerfreundliche Dashboard-Funktionen.
- Funktionalitäten zur Verwaltung von Arbeitsabläufen und Genehmigungen für interne und externe Beteiligte.