Die Ausgabenanalyse ist eine der wichtigsten Methoden zur Kostensenkung, die von Beschaffungsteams eingesetzt wird. Sie kann Organisationen dabei helfen, die Bereiche zu ermitteln, in denen das Unternehmen zu viel ausgibt oder in denen Kosten oder Ausgaben reduziert werden können. Mit einer Ausgabenanalyse lassen sich z. B. unregelmäßige Ausgaben, nicht eingehaltene Verträge, nicht den Erwartungen entsprechende Durchlaufzeiten, überhöhte Zahlungen, Probleme mit der Einhaltung von Vorschriften, Kosten aufgrund von Säumnisgebühren oder Vertragsstrafen und vieles mehr aufdecken.
Beschaffungsteams können eine Vielzahl von Methoden anwenden, um Daten zu analysieren und Möglichkeiten zur Kostensenkung zu ermitteln. Die Durchführung einer Soll-Kosten-Analyse kann der Beschaffung beispielsweise dabei helfen, detaillierte Kostentreiber zu verstehen, einen klaren Überblick über die zu erwartenden Preispunkte zu erhalten und künftige Lieferantenverhandlungsstrategien sowie umfassendere betriebliche Verbesserungsmöglichkeiten festzulegen.
Beschaffungsteams können die Daten aus der Ausgabenanalyse nutzen, um Strategien zu formulieren, wie z. B. die Ermittlung kosteneffizienterer Lieferanten, die Konsolidierung von Bestellungen und Lieferanten, die Aushandlung von Mengenrabatten, die Beseitigung von Doppelbestellungen, die Kontrolle von überhöhten Einkäufen durch die Durchsetzung kontrollierter Beschaffungspraktiken usw.