Käufe, die außerhalb der vereinbarten Verträge getätigt werden, werden als "unangemessene Ausgaben" bezeichnet. Diese Einkäufe wurden möglicherweise nicht absichtlich getätigt, sondern aufgrund echter Fehler oder mangelnden Verständnisses. Solche Einkäufe, die von den etablierten Beschaffungsprozessen innerhalb des Unternehmens abweichen, führen dazu, dass das Unternehmen nicht von seinen Vereinbarungen mit bevorzugten Lieferanten profitieren kann, die eine bessere Produktqualität, höhere Rabatte usw. bieten, und können für die Unternehmen langfristig teuer werden.
Es gibt mehrere Möglichkeiten zur Kontrolle von unkontrollierten Ausgaben:
- Ein Verständnis der Kosten, die mit unkontrollierten Ausgaben in einem Unternehmen verbunden sind, sowie der Bereiche, in denen solche Ausgaben vorherrschen, kann bei der Überwachung der Situation helfen. Eine Lösung zur Ausgabenanalyse mit automatisierten Genehmigungsworkflows und Auditierbarkeit kann die Transparenz erhöhen und Unternehmen dabei helfen, Ausgabendetails zurückzuverfolgen und Vorsichtsmaßnahmen zu ergreifen, um unkontrollierte Ausgaben zu verhindern.
- Beschaffungsspezialisten sollten die Mitarbeiter über die besten Beschaffungspraktiken aufklären und sie darin schulen, die festgelegten Verfahren zu befolgen. Solche Schulungen werden dazu beitragen, das gesamte Einkaufsverhalten des Unternehmens umzugestalten.
- Führen Sie robuste Beschaffungslösungen ein, die sowohl direkte als auch indirekte Ausgaben über eine einzige Plattform verwalten und sich problemlos in Ihr ERP integrieren lassen.
- Nicht nur die Beschaffungsexperten, sondern auch jeder einzelne Mitarbeiter des Unternehmens sollte sich der Ausgaben für seinen Bereich bewusst sein. Das Wissen um die gemeinsame Verantwortlichkeit hilft bei der Kontrolle unkontrollierter Ausgaben.